Sisäinen valvonta ja riskien hallinta

Sääntelyn mukaan Alexandria Group Oyj:llä ja Alexandria-konsernilla tulee olla toimintaansa nähden riittävä ja tehokkaasti järjestetty sisäinen valvonta sekä riskienhallintajärjestelmät. Kokonaisvastuu riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpidosta on konsernin emoyhtiön ja tytäryhtiöiden hallituksilla. Hallitukset ovat vahvistaneet konsernin riippumattomiksi toiminnoiksi riskienvalvontatoiminnon, compliance-toiminnon ja sisäisen tarkastuksen. Sisäistä valvontaa toteuttavat riippumattomien toimintojen lisäksi konserniyhtiöiden hallitukset, toimitusjohtaja ja muu ylin johto sekä koko konsernin henkilökunta. Sisäisen valvonnan toimenpiteet kohdistuvat kaikkeen toimintaan ja ne kattavat kaikki konserniyhtiöt ja kaikki organisaatiotasot. Tärkeä osa sisäistä valvontaa toteutetaan operatiivisessa liiketoiminnassa, jossa sisäinen valvonta on osa päivittäistä toimintaa.

Tehokkaan ja asianmukaisen riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan muun muassa, että Yhtiön asettamat päämäärät ja tavoitteet saavutetaan, voimavaroja käytetään taloudellisesti ja tehokkaasti ja toimintaan liittyvien riskien hallinta on riittävää. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan luotettava ja oikea-aikainen sisäinen ja ulkoinen taloudellinen raportointi sekä muu johtamisinformaatio. Tehokkaan sisäisen valvonnan avulla myös varmistutaan säännösten noudattamisen riittävästä valvonnasta. Lisäksi toiminnalla varmistetaan, että Yhtiön toiminta, tiedot sekä omaisuus ja asiakkaiden varat ovat riittävästi turvattu ja että Yhtiöllä on riittävät ja asianmukaiset järjestetyt ja järjestelmät toimintansa tueksi.

Yhtiö on huomioinut sisäisen valvonnan järjestämisessä suhteellisuusperiaatteen. Suhteellisuusperiaatteen avulla pyritään varmistamaan muun muassa, että sisäiset hallintomenettelyt on mitoitettu oikein huomioiden Yhtiön riskiprofiili ja liiketoimintamalli ja että sääntelyn vaatimuksia noudatetaan. Sisäisen valvonnan toimintojen järjestämisessä on otettu huomioon suhteellisuusperiaatteen mukaisesti liiketoiminnan laatu, laajuus ja monimuotoisuus. Sisäinen valvonta on järjestetty niin, ettei valvontatoimintojen tehokkuus vaarannu ja että niillä on riittävät määrälliset ja laadulliset henkilöstö- ja muut resurssit sekä riittävät valtuudet käytössään.

Alexandria-konsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimii niin sanotun kolmen puolustuslinjan periaatteella. Päivittäinen liiketoiminnan johtaminen, sisäinen valvonta ja riskien hallinta ja operatiivinen johtaminen kuuluvat ensimmäiseen puolustuslinjaan. Ensimmäinen puolustuslinja koostuu liiketoimintayksiköistä ja muista kontrollitoiminnoista. Alexandria-konsernin yhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat riskienhallinnan käytännön toteuttamisesta ja toteutumisen seurannasta. Alexandria-konsernin yhtiöt osallistuvat oman toimintansa riskien kartoittamiseen ja tunnistamiseen sekä niihin liittyvien riskienhallintatoimenpiteiden ja suojaustoimenpiteiden toteuttamiseen.

Ensimmäisen puolustuslinjan toimintoja valvoo ja tukee toinen puolustuslinja, jonka muodostavat riippumattomat riskienvalvontatoiminto ja compliance-toiminto. Toinen puolustuslinja ylläpitää ja kehittää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menetelmiä, ehdottaa parannuksia riskienhallinnan periaatteisiin ja seuraa periaatteiden ja menetelmien käyttöönottoa. Alexandria-konsernin toisen puolustuslinjan riippumattomat riskienvalvonta- ja compliance-toiminnot toteutetaan keskitetysti emoyhtiöstä, pois lukien Alexandria Rahastoyhtiö Oy, jolla on oma pysyvä liiketoiminnoista riippumaton riskienvalvontatoiminto. Emoyhtiön hallitus on nimennyt konsernin riskienvalvonnasta päävastuulliseksi riskienhallintajohtajan. Riskienhallinnalla varmistetaan konsernin toiminnan laadun, laajuuden ja monimuotoisuuden kannalta merkittävien riskien tunnistamista, arvioimista, mittaamista, rajoittamista sekä raportoimista osana päivittäistä liiketoimintojen johtamista. Emoyhtiön hallitus on nimennyt compliance-toiminnosta vastaavaksi henkilöksi Chief Compliance Officerin. Alexandrian compliance-toiminto valvoo sääntelyn ja viranomaismääräysten sekä sisäisten toimintaohjeiden ja politiikkojen noudattamista. Lisäksi compliance -toiminto avustaa konserniyhtiöiden ylintä ja toimivaa johtoa ja muita toimintoja konserniyhtiöiden säännösten noudattamattomuuteen liittyvän riskin hallinnassa.

Alexandria Groupin hallitus on perustanut erillisen riskienvalvontavaliokunnan syyskuussa 2021. Riskienvalvontavaliokunta on emoyhtiön hallituksen valiokunta, jonka päätehtävänä on avustaa hallitusta sisäistä valvontaa, sisäistä tarkastusta, riskienhallintaa ja compliancea koskevien asioiden käsittelyssä. Riskienvalvontavaliokunnan tarkoituksena on tehostaa hallitustyöskentelyä valmistelemalla yhtiön hallituksen päätösvaltaan kuuluvia sisäiseen valvontaan, sisäiseen tarkastukseen, riskienhallintaan sekä sääntelyn noudattamisen valvontaan (compliance) liittyviä asioita. Hallitus vastaa ja sillä on aina kokonaisvastuu riskienvalvontavaliokunnalle osoittamiensa tehtävien hoitamisesta. Valiokunta informoi hallitusta vähintään neljä kertaa vuodessa lyhyesti siitä mitä asioita se on käsitellyt, ja toimenpiteistä, joihin se on ryhtynyt, ja nostaa esille koko hallituksen huomiota vaativat havainnot ja asiat. Valiokunta tekee hallitukselle ehdotuksia päätöksentekoa varten silloin, kun se on tarkoituksenmukaista. Riskienvalvontatoiminto ja compliance-toiminto raportoivat havainnoistaan säännöllisesti sekä johdolle, riskienvalvontavaliokunnalle että suoraan konserniyhtiöiden hallituksille.

Kolmannen puolustuslinjan muodostaa sisäinen tarkastus. Sisäinen tarkastus on ulkoistettu, ja tilikausilla 2015–2022 siitä on vastannut Oy Tuokko Ltd. Sisäisen tarkastajan tehtävänä on arvioida liiketoimintojen ja toisen puolustuslinjan sisäisen valvonnan tilaa, arvioida riskienhallinnan ja sisäinen valvonnan asianmukaista järjestämistä sekä varmistaa, että kaikki olennaiset riskit on huomioitu. Sisäinen tarkastus tuottaa johdolle sekä toimintojen vastuuhenkilöille informaatiota ja toimenpide-ehdotuksia liiketoiminnan ja valvonnan tehostamiseksi. Sisäinen tarkastus raportoi suoraan konserniyhtiöiden hallituksille sekä emoyhtiön riskienvalvontavaliokunnalle.