Alexandria-konsernin tiedonantopolitiikka

Yleistä

Tämän tiedonantopolitiikan tarkoituksena on määritellä keskeiset toimintatavat, joita Alexandria Group Oyj (”Alexandria” tai ”Yhtiö”) noudattaa viestiessään pääomamarkkinoiden eri osapuolten, median ja muiden sidosryhmien kanssa.

Alexandria noudattaa viestinnässään ja tiedottamisessaan EU:n ja Suomen lainsäädäntöä, markkinoiden väärinkäyttöasetusta (EU) No 596/2014, ”MAR”), Nasdaq First North Growth Market Finland markkinapaikan sääntöjä, Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita sekä Yhtiön sisäisiä politiikkoja ja ohjeita.

Koska Alexandrian osake on kaupankäynnin kohteena First North Finland -markkinapaikalla, ei se ole velvollinen noudattamaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n laatimaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia.

Alexandrian hallitus on hyväksynyt tiedonantopolitiikan 19.3.2021, ja sitä päivitetään tarvittaessa. Tiedonantopolitiikan pääperiaatteet ovat saatavilla Yhtiön verkkosivustolla (www.alexandria.fi) suomeksi. Tiedonantopolitiikkaan liittyviin kysymyksiin vastaa Yhtiön toimitusjohtaja / viestintä- ja markkinointijohtaja.

Nasdaq First North Growth Market Rulebook -sääntöjen mukaisena Yhtiön hyväksyttynä neuvonantajana toimii Oaklins Merasco Oy.

Tavoitteet ja keskeiset tiedonantoperiaatteet

Listayhtiönä Alexandrialla on velvollisuus tarjota sijoittajille sisällöltään riittävän luotettavaa, kattavaa, oikea-aikaista ja vertailukelpoista tietoa sijoituspäätösten tekemiseksi. Yhtiö on velvollinen pitämään sijoittajien saatavilla tasapuolisesti, samanaikaisesti, johdonmukaisesti ja viivytyksettä olennaiset ja riittävät tiedot Yhtiön toiminnasta, toimintaympäristöstä, strategiasta, tavoitteista sekä toiminnallisesta tuloksesta perustellun arvion tekemiseksi Yhtiöstä ja sen rahoitusvälineistä.

Alexandria noudattaa tietojen antamisessa markkinoille seuraavia periaatteita:

• tiedot ovat oikeita, luotettavia ja merkityksellisiä
• tiedot julkistetaan oikea-aikaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä
• tiedottaminen on johdonmukaista, täsmällistä, tasapuolista ja läpinäkyvää
• tiedot pidetään helposti sijoittajien, markkinaosapuolten ja Yhtiön muiden sidosryhmien saatavilla.

Yhtiön tiedonantovelvollisuus muodostuu jatkuvasta ja säännöllisestä tiedonantovelvollisuudesta. Säännöllisellä tiedonantovelvollisuudella tarkoitetaan Yhtiön taloudellisesta asemasta ja tuloksesta säännöllisesti julkistettavia tietoja. Jatkuvalla tiedonantovelvollisuudella tarkoitetaan ennen kaikkea sisäpiiritiedon julkistamista. Sisäpiiritiedolla tarkoitetaan luonteeltaan täsmällistä ja julkistamatonta tietoa, joka liittyy suoraan tai välillisesti Yhtiöön taikka yhteen tai useampaan Yhtiön rahoitusvälineeseen ja jolla, jos se julkistettaisiin, todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden hintoihin tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan. MAR:n mukaan liikkeeseenlaskijan on ilmoitettava yleisölle mahdollisimman pian sisäpiiritiedosta, joka koskee suoraan kyseistä liikkeeseenlaskijaa, ellei julkistamisen lykkäämiselle ole MAR:n mukaisia edellytyksiä. Sisäpiiritiedon julkistamisvelvollisuutta ja julkistamisen lykkäämiseen liittyvää menettelyä käsitellään tarkemmin Yhtiön sisäpiiriohjeessa.

Tiedottamisvelvollisuuden vastuualueet

Alexandrian tiedonantovelvollisuuden täyttämisestä vastaa hallitus, joka hyväksyy ja vahvistaa Yhtiön tiedonantopolitiikan. Tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja.

Käytännön vastuu tiedonantopolitiikan toteuttamisesta on Yhtiön toimitusjohtajalla ja varatoimitusjohtajalla, päälakimiehellä ja viestintä- ja markkinointijohtajalla.

Yhtiötiedotteena julkistettavat säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat tiedotteet ja merkittävät yhtiötiedotteet, kuten tulosvaroitukset, hyväksyy Yhtiön hallitus. Muut yhtiötiedotteet ja lehdistötiedotteet hyväksyy Yhtiön toimitusjohtaja, tai hänen ollessa estynyt kaksi muuta johtoryhmän jäsentä yhdessä. Yhtiön hyväksytty neuvonantaja tarkastaa ja hyväksyy kaikki yhtiötiedotteet ennen niiden julkistamista.

Tiedotuskanavat

Yhtiö toteuttaa ulkoisen tiedottamisen pääasiassa Nasdaq Helsingin tiedottamisjärjestelmän sekä Yhtiön verkkosivuston kautta.

Alexandrian pääasiallinen ajantasaisen sijoittajainformaation viestintäkanava on Yhtiön verkkosivusto (www.alexandria.fi), joka on tasapuolisesti kaikkien sijoittajien saatavilla. Yhtiö julkaisee kaikki tiedotteensa verkkosivustollaan suomeksi.

Yhtiö säilyttää jatkuvan tiedonantovelvollisuutensa nojalla julkistamansa yhtiötiedotteet verkkosivustollaan vähintään viiden vuoden ajan ja säännöllisen tiedonantovelvollisuutensa nojalla julkistamansa taloudelliset raportit vähintään kymmenen vuoden ajan.

Alexandria hyödyntää sosiaalista mediaa viestinnässään. Sosiaalinen media ei kuitenkaan ole ensisijainen viestintäkanava tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvan tiedon tai muun uuden tiedon julkistamiseksi. Sosiaalisen median rooli on tukea muita kanavia ja jakaa Yhtiön virallisissa kanavissa julkaisemaan tietoa edelleen. Alexandrialla on sisäinen ohjeistus sosiaalisen median käytöstä Yhtiön viestinnässä.

Raportointikielet

Yhtiön virallinen raportointikieli on suomi.

Alexandrian julkaisemat tiedotteet

Yhtiön tiedotteet jakautuvat yhtiötiedotteisiin ja lehdistötiedotteisiin. Tiedotekategoria valitaan tiedon olennaisuuden ja merkittävyyden perusteella.

Yhtiötiedotteet

Yhtiö julkistaa yhtiötiedotteella säännöllisen ja muun tiedonantovelvollisuuden puitteissa kaikki sellaiset päätökset ja sen toimintaa koskevat seikat, jotka ovat omiaan olennaisesti vaikuttamaan Yhtiön osakkeen arvoon.

Alexandria julkistaa sijoittajakalenterin hyvissä ajoin ennen tilikauden alkamista. Alexandria julkaisee säännöllisesti yhtiötiedotteena

• tilinpäätöstiedotteen, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen (esimeriksi osana vuosikertomusta) vuosikalenterissa ilmoitetulla viikolla viimeistään kolmea viikkoa ennen tilinpäätöksen vahvistamisesta päättävää yhtiökokousta
• puolivuosikatsauksen Yhtiön vuosikalenterissa ilmoitettuna päivänä

Yhtiö julkistaa yhtiötiedotteena myös kaikki sellaiset päätökset ja yhtiötä ja sen toimintaa koskevat seikat, jotka ovat omiaan olennaisesti vaikuttamaan Yhtiön liikkeeseen laskeman rahoitusvälineen (esimerkiksi osakkeen) arvoon. Tällaisia tietoja ovat muun muassa

• olennaiset muutokset tulevaisuudennäkymissä (positiiviset ja negatiiviset tulosvaroitukset)
• strategiamuutokset
• merkittävät investoinnit ja rahoitusjärjestelyt
• merkittävät organisaatiomuutokset ja muutokset hallituksen tai johtoryhmän kokoonpanossa sekä tilintarkastajan tai hyväksytyn neuvonantajan vaihtaminen
• merkittävät oikeudenkäynnit tai muut viranomaismenettelyt ja niissä annetut päätökset
• merkittävät yrityskaupat ja yhteisyrityssopimukset
• merkittävät liiketoiminnan uudelleenjärjestelyt
• omien osakkeiden hankinta
• päätös osakepohjaisten kannustinohjelmien käyttöönotosta
• Yhtiön johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimet

Lisäksi yhtiö tiedottaa yhtiötiedotteella muun muassa

• yhtiökokouskutsun
• yhtiökokouksen päätökset.

Johtohenkilöiden liiketoimet

Yhtiö julkistaa Yhtiön johtohenkilöiden ja heidän lähipiiriinsä kuuluvien henkilöiden liiketoimet Yhtiön rahoitusvälineillä yhtiötiedotteena viipymättä ja viimeistään kahden (2) työpäivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Johtohenkilöllä tarkoitetaan Yhtiön hallituksen jäsentä, toimitusjohtajaa, tytäryhtiöiden toimitusjohtajia sekä heidän varahenkilöitään. Johtohenkilöt on määritelty yhtiökohtaisesti Yhtiön Kaupankäyntiohjeessa. Johtohenkilöiden liiketoimien ilmoitusvelvollisuutta käsitellään tarkemmin Yhtiön sisäpiiriohjeessa.

Tiedon julkistamisen lykkääminen

Alexandria julkistaa Yhtiötä välittömästi koskevan sisäpiiritiedon yhtiötiedotteena mahdollisimman pian, ellei julkistamisen lykkäämiselle ole edellytyksiä.

MARin määräysten mukaisesti Alexandria voi lykätä tiedon julkistamista, jos kaikki seuraavat edellytykset täyttyvät:

(i) tietojen välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi Alexandrian oikeutetut edut
(ii) julkistamisen lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan ja
(iii) Alexandria pystyy takaamaan kyseisen tiedon säilymisen luottamuksellisena.

Yhtiöllä on sisäiset ohjeet tiedon olennaisuuden ja merkittävyyden arviointiin.

Sisäpiiritiedon julkistamisvelvollisuutta ja julkistamisen lykkäämiseen liittyvää menettelyä käsitellään tarkemmin Yhtiön sisäpiiriohjeessa.

Lehdistötiedotteet

Yhtiö tiedottaa lehdistötiedotteella sellaisista asioista, jotka eivät täytä yhtiötiedotteelle määriteltyjä vaatimuksia, mutta joiden arvioidaan kiinnostavan sijoittajia ja muita Yhtiön sidosryhmiä.

Hiljainen jakso ja suljettu ikkuna

Säännöllisesti julkaistavia taloudellisia raportteja edeltää hiljainen jakso, joka alkaa 30 päivää ennen seuraavan taloudellisen raportin julkaisupäivää. Tänä aikana Yhtiön edustavat eivät anna Yhtiön taloudelliseen tulokseen ja tilanteeseen, markkinoihin tai tulevaisuudennäkymiin liittyviä kommentteja.

Hiljaisen jakson aikana Yhtiön edustajat eivät tapaa sijoittajia, analyytikoita tai muita markkinatoimijoita eivätkä anna haastatteluja yllä mainituista aiheista. Tulosjulkistusten ajankohdat ja hiljaiset jaksot julkistetaan Alexandrian sijoittajasuhdesivujen sijoittajakalenterissa.

Jos jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma vaatii välitöntä julkistamista, Alexandria julkistaa tiedon viipymättä tiedonantovelvollisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti ja voi kommentoida kyseistä tapahtumaa tiedon julkistamisen jälkeen.

MAR asettaa liikkeeseenlaskijan johtotehtävissä toimiville ennen puolivuosikatsauksen tai vuositilinpäätöksen julkistamista edeltävän 30 päivän pituisen suljetun ikkunan. Suljetun ikkunan aikana kaupankäynti Yhtiön rahoitusvälineillä omaan tai kolmannen lukuun suoraan tai välillisesti on kiellettyä.

Analyytikkoennusteet

Alexandria seuraa markkinoiden tulosodotuksia. Alexandria ei vastaa analyytikkoennusteista eikä korjaa niitä.

Yhtiö ei kommentoi Yhtiön arvostusta tai Yhtiön osakkeen hintakehitystä. Mikäli markkinoiden odotukset ja ennusteet eroavat merkittävästi Yhtiön käsityksestä, Yhtiö harkitsee, onko se antanut oikeat ja riittävät tiedot perustellun arvion tekemiseksi Yhtiöstä ja sen rahoitusvälineistä.

Tulosohjaus

Alexandria esittää arvion tulevaisuudennäkymistään taloudellisen raportointinsa yhteydessä. Tulevaisuudennäkymiä koskevien arvioiden on oltava perusteltuja, ja niiden lähtökohtana olevat perusteet on esitettävä. Tulevaisuudennäkymien laadinnassa on noudatettava asianmukaista huolellisuutta.

Tulosvaroitukset

Alexandria julkistaa viivytyksettä tulosvaroituksen, jos Yhtiö arvioi, että sen taloudellinen asema ja/tai tulevaisuudennäkymät poikkeavat merkittävästi, joko myönteisesti tai kielteisesti, Yhtiön aikaisemmin julkistamista tiedoista ja tällaisella poikkeamalla voi olla olennainen vaikutus Yhtiön osakkeen arvoon. Tulosvaroituspäätös perustuu Alexandrian aikaisemmin antamiin tietoihin tai siihen, mitä Alexandrian aikaisemmin antamista tiedoista voidaan perustellusti päätellä. Tulosvaroitusta ei saa lykätä. Tulosvaroituksen antamisesta päättää Yhtiön hallitus.

Huhut ja tietovuodot

Alexandria ei kommentoi markkinoilla liikkuvia huhuja, osakekurssin kehitystä tai kilpailijoiden tai liikekumppanien toimia, ellei se ole välttämätöntä sellaisten olennaisten ja selvästi virheellisten tietojen oikaisemiseksi, joilla voi olla olennainen vaikutus Yhtiön osakkeen arvoon.

Jos huhu liittyy selvästi sisäpiiritietoon, jonka julkistamista Yhtiö on lykännyt ja kyseinen huhu on riittävän täsmällinen osoittamaan, että kyseisen tiedon luottamuksellisuutta ei enää pystytä takaamaan, Alexandria julkistaa kyseisen sisäpiiritiedon yhtiötiedotteella mahdollisimman pian. Samoin Alexandria voi kommentoida markkinoilla liikkuvaa huhua, jota on levitetty tietoisesti vahingoittamistarkoituksessa.

Sisäpiiriohje

Sisäpiiritietoa koskevissa asioissa Alexandria noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten MARia, Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta, Nasdaq First North Growth Market Rulebook -sääntöjä ja Finanssivalvonnan määräyksiä, minkä lisäksi Yhtiöllä on Yhtiön hallituksen hyväksymä sisäpiiriohje.

Alexandria noudattaa 30 vuorokauden pituista suljettua ikkunaa ennen tulosjulkistuksia, kuten puolivuosikatsauksia ja tilinpäätöstä. Tänä aikana Alexandrian johtohenkilöt ja muut Alexandrian työntekijät, jotka osallistuvat näiden tulosjulkistusten valmisteluun, eivät saa ostaa tai myydä Alexandrian liikkeeseen laskemia arvopapereita.

Yhtiö pitää kaikista sisäpiiritietoa sisältävistä hankkeista sisäpiiriläisluetteloa. Sisäpiiriläisille ilmoitetaan kirjallisesti sisäpiiriluetteloon merkitsemisestä ja sisäpiiriläisiä koskevista velvollisuuksista.

Tarkempi kuvaus sisäpiirihallinnosta on saatavilla yhtiön internetsivuilla (www.alexandria.fi )

Kriisitilanteet

Alexandrialla on erillinen jatkuvuussuunnitelma kriisitilanteiden varalle. Jatkuvuussuunnitelma sisältää kriisiviestintäsuunnitelman, jota päivitetään säännöllisesti.

Kriisiviestinnän johtamisesta vastaa Yhtiön toimitusjohtaja, ja kriisin sattuessa Yhtiön toimitusjohtajalle on ilmoitettava asiasta viipymättä. Kriisin laajuuden ja luonteen mukaan Yhtiön toimitusjohtaja nimeää kriisinhallintaryhmän hoitamaan tilannetta ja viestintää.